Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда

О клиенте

АНО "Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда" (ФЦК) создана 18 декабря 2017 года решением президиума Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и приоритетным проектам и является оператором реализации национального проекта "Производительность труда и поддержка занятости" в части адресной поддержки предприятий. Миссия ФЦК состоит в повышении качества товаров и услуг наряду с обеспечением роста конкурентоспособности российской экономики путем создания культуры высокой производительности и эффективности среди сотрудников организаций в каждом регионе РФ.

Учредителями ФЦК являются Министерство экономического развития РФ и ООО "ВЭБ Инжиниринг".

Валерий Рубцов

директор по разработке и внедрению ТАНАИС

Для того чтобы специалисты ФЦК могли обеспечивать качественную поддержку клиентов, не отвлекаясь на бумажную работу и множество формальных задач, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Мы смогли предложить нашему клиенту облачное решение Directum RX, которое позволило быструю установку и настройку ПО, и минимальные затраты на сопровождение.

Чего мы добились

1. Мы предложили клиенту выбрать коробочную версию Directum RX

Это позволило не нагружать систему излишними модификациями на ранних этапах внедрения и эксплуатации, а также применить критический подход к изначальной организации бизнес-процессов компании и существенно оптимизировать действующую модель на этапе анализа и проектирования.

2. Применили RPA для миграции базы контрагентов

RPA-приложение заносило записи используя стандартную функциональность Directum RX; робот копировал ИНН организации из базы и нажимал кнопку "Заполнить по ИНН". Так как внешний сервис импорта данных ЕГРЮЛ имеет ограничение на загрузку 125 записей/сутки, для миграции 1370 контрагентов потребовалось запускать сценарий ежедневно на 8 минут в течение 2-х недель и, с точки зрения трудозатрат, этот вариант был более предпочтителен, чем вручную формировать excel-файл, пригодный для стандартной Утилиты импорта Directum RX. Также использование робота позволило мигрировать реквизит "Код контрагента", который не предусмотрен стандартной утилитой.

3. Внедрили механизм автосогласования

Для отдельных видов и ролей сотрудников документов разработан фоновый процесс по автоматическому переводу просроченных задач на согласование документов в статус выполнения с результатом "Согласовано". Данный механизм позволяет избегать критических задержек в согласовании документов и, наряду с этим, фиксировать ответственность сотрудника за содержание документа, переходящего на следующий этап согласования. В соответствии с пожеланиями заказчика, формируется два отчета "Лист согласования" и "Лист автосогласования".

4. Внедрили учет циклов согласования

Один из основных принципов корпоративной культуры ФЦК - это дебюрократизация внутренних процессов. В компании существует система трафик-менеджмента, направленная на выявление и ликвидацию узких мест в документопотоках. Для оптимизации мониторинга работы с документами в Directum RX был разработан механизм учета циклов согласования, позволяющий вести учет случаев многократной отправки документа на доработку и формировать соответствующий отчет.

Данные отчета позволяют трафик-менеджеру проанализировать подход сотрудников компании к решению поставленных задач и предоставить руководству рекомендации по оптимизации процессов.

5. Реализовали корректировку сроков задач

Реализован механизм сокращения сроков выполнения работ по этапам при повторном согласовании документа. Также регламентирована корректировка срока задания на доработку документа в рамках регламента.

Хочу такой же проект