Управление договорами в Directum RX

Переведите договорную работу в цифровой вид от интеллектуальной подготовки до контроля исполнения обязательств.
Снижайте трудозатраты юристов и бухгалтерии с помощью решения Directum RX.
Полный контроль жизненного цикла договорных документов.

Решение глубоко проработано, функционально и подготовлено для быстрого внедрения.

Подготовка Согласование Отправка контрагенту Контроль исполнения Контроль завершения Хранение

Преимущества решения Directum RX: Управление договорами

В 4-6 раз

быстрее подготовка договоров

В 2 раза

ускоряется согласование документов

В 8 - 10 раз

меньше времени уходит на поиск логоворов и сопроводительных документов

Частые проблемы при работе с договорами

Долгое согласование

Проблема
Ручные этапы растягивают сроки и плодят ошибки.

Решение
Электронные маршруты, автоматические уведомления и подписание ЭП. Время согласования сокращается в 2–3 раза.

Потеря документов и сложный поиск

Проблема
Бумажные папки и разрозненные диски — нет единого источника правды.

Решение
Централизованный защищённый электронный архив, поиск по любому реквизиту в секунды — до 8–10× быстрее.

Пропущенные сроки и штрафы

Проблема
Нет напоминаний о продлениях, оплатах и исполнении условий.

Решение
Авто-контроль сроков, напоминания о продлении, оплате и возврате оригиналов.

Нет прозрачности и контроля

Проблема
Не видно, кто и на каком этапе «завис» документ.

Решение
Визуальная трассировка процесса: статусы, ответственные и «узкие места» — руководитель всегда в курсе.

Безопасность и утечки

Проблема
Неконтролируемые права — угроза безопасности.

Решение
Разграничение прав + журнал действий — доступ только уполномоченным, полный аудит операций.

Ошибки и рост версий

Проблема
Разные редакции, несогласованные правки и нет истории изменений. Версии «v3_final_final»

Решение
Шаблоны и контроль версий: подготовка быстрее в 4–6×, единые согласованные формулировки и прозрачная история.

Демонстрация всех возможностей системы

Заполните форму, мы свяжемся с вами и запланируем онлайн демонстрацию всех возможностей системы Directum RX

Возможности решения

Подготовка договора

Проекты договоров и дополнительные соглашений создаются из готовых шаблонов
Система автоматически формирует номера документов
Внешний документ можно загрузить в систему из файла или со сканера
Есть возможность проверки контрагента, для оценки рисков исполнения договора
Вся информация о договоре хранится в карточке документа
При формировании договора информация из карточки подставляется в текс договора
Есть возможность связать договор с приложениями, доп. соглашениями и др. документами
Договоры автоматически проверяются на соответствие шаблону
В системе предусмотрен реестр договоров, со всей необходимой информацией (например отметка о выдаче бумажного экземпляра)

Карточка договора

Заполнение текста договора значениями из карточки

Комплект документов по договору

Реестр договоров

Согласование договора

Согласование договоров осуществляется по заранее настроенным процессам
На каждом этапе согласования задания формируются автоматически
Для согласования и подписания используются электронные подписи
Отчет «Лист согласования» содержит список подписей и комментариями согласующих
Есть возможность массового подписания документов
Автоматическое сравнение документов (две версии одного договора, так и два разных документа)
Сравнение документов в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG
PDF-отчет о сравнении, в котором значимые различия версий выделяются цветом

Этапы процесса согласования договоров

Результаты сравнения в PDF-отчете

Сравнение версий договора

Отправка контрагенту

Directum RX интегрирован с сервисами обмена Диадок и Saby
Электронный обмен с контрагентами входит в стандартную поставку
Информация об отправке и о местоположении документа документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа
В списке Документы у контрагентов информация о всех документах, отправленных контрагентам

Отправка документа контагенту

Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа

Демонстрация всех возможностей системы

Заполните форму, мы свяжемся с вами и запланируем онлайн демонстрацию всех возможностей системы Directum RX

Контроль исполнения договора

Для своевременного выполнения работы по договорам предусмотрены контрольные точки
При выполнении задания по контрольной точке, в карточке договора автоматически появляется отметка
Система всегда отражает актуальный статус работ по каждому договору

Задание на исполнение работ по договору

Контроль завершения срока действия

Предусмотрены уведомления ответственному за несколько дней до окончания срока действия договора
Если в договоре возможна пролонгация, то это указывается в уведомлении
Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке Договоры на завершении

Список Договоры на завершении

Хранение

Финансовый архив Directum RX помогает соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» по хранению электронных и скан-образов бумажных документов.

Централизованное хранение электронных и отсканированных бумажных документов
Неизменность и юридическую значимость документов, подписанных ЭП
Ускоренное представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон
Удобное хранение и поиск документов, связывание в единый комплект
Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка файлов.
Встроенный интеллектуальный сервис (при выборе поставки системы Directum RX Intelligence)

Список Договоры на завершении

Остались вопросы? Мы поможем!

Закажите звонок на сайте и наши специалисты с радостью ответят на все интересующие Вас вопросы!

Управление договорами в Directum RX

Смотрите также наши вебинары