Возможности Directum RX - компания TANAIS Москва.

Делопроизводство Договоры ЭДО с контрагентами Мобильные решения Финансовый архив Совещаяния Управление проектами Кадровый ЭДО Интеграция с учетными системами 1С

Интеллектуальная система Directum (Директум) RX предлагает широкий спектр функций для автоматизации внутренних деловых процессов и перехода на электронный документооборот. Возможности Directum RX используются в разных областях: работа с договорами, ведение делопроизводства, создание и ведение финансового архива, кадровый учет и др.

Представленные функции системы Directum RX внедрялись многими компаниями в разных отраслях – более 700 действующих клиентов. Решения быстро внедряются и легко адаптируются, мобильные приложения Directum Solo (Директум Соло) и Directum Jazz (Директум Джаз) обеспечивают доступ к процессам и документами в любое время. Интеграционные возможности и тесная связка с другими информационными системами, как например интеграция Directum RX c 1С, позволяют выстраивать непрерывные процессы в одном окне и выстраивать единое поле для документооборота.

Directum RX описание ключевых функций:

Возможности решения Делопроизводство

Обработка и регистрация документов, поступающих в офис, с помощью ИИ (искусственного интеллекта). Каждый документ заносится в систему в виде отдельного файла. Регистрационная карточка в Directum RX создается с помощью ИИ — вся информация извлекается из содержания, а сотруднику нужно лишь проверить корректность заполнения.
Соблюдение нумерации и ориентации страниц. Если при сканировании обнаружено случайное дублирование информации, нарушена очередность или расположение страниц, то с помощью ИИ в два клика можно исправить недочеты.
Поручения руководителей и контроль исполнения работ. На основе утвержденных документов создается поручение, которое отправляется на исполнение ответственным с четкими сроками выполнения работ. Информация отображается в системе, доступно промежуточное фиксирование итогов по поставленной задаче, поэтому весь процесс удобно контролировать.

Настраиваемые шаблоны документов. При создании документа в системе достаточно внести основные регистрационные данные и выбрать необходимый вид документа, а корпоративный стиль оформления применится автоматически.
Встроенные правила согласования. Если документ требует согласования и подписания, то в системе Directum RX достаточно выбрать соответствующее правило — зависит от вида документа — и задача на согласование уйдет всем участникам, согласно принятому регламенту. По итогу может быть сформирован лист ознакомления и согласования.
Контроль местонахождения бумажных экземпляров. Бумажные оригиналы документов регистрируются в системе, при этом можно сохранить и содержание в виде отсканированной копии. Если оригинал выдан, то система контролирует местонахождение и напоминает ответственному о необходимости возврата. Вся история действий над документом хранится в системе.

Возможности решения Договоры

Проекты договоров и соглашений на основе шаблонов. В Directum RX настраиваются фирменные бланки всех видов документов. Так при оформлении нового договора достаточно заполнить основные данные, и типовой проект документа будет готов — добавленная информация появятся в содержании автоматически.
Единые реестры для систематизированного хранения и быстрого поиска. Информация по всем договорам фиксируется в системе и удобно представлена в виде справочника. Весь пакет документов по одной сделке можно связать, чтобы при необходимости быстро собрать данные. Найти договор легко — например, по имени контрагента, по дате сделки или ответственному лицу от организации.
Согласование по настроенным регламентам и подписание ЭП. Принятые в компании регламенты переносятся в цифровой вид в Directum RX — процесс согласования учитывает сроки, список согласующих и завершается подписанием ЭП. Если документ требует доработки, то задача возвращается инициатору с комментариями, после исправления задача возобновляется — вся история согласования доступна в одном месте.

Интеграция с сервисами ЭДО для обмена с контрагентами. Комплект документов можно направить адресату прямо из системы, не переключаясь между рабочими окнами. Факт отправки и возврат фиксируются системой в автоматическом режиме.
Контроль исполнения договорных обязательств. Если стороны подписали соглашение на оказание услуг, где важно соблюдение сроков, то в Directum RX можно заранее инициировать работы и передать на контроль все сроки исполнения обязательств системе. Непосредственные исполнители и все заинтересованные лица будут своевременно уведомлены.
Мониторинг сроков действия договоров. В автоматическом режиме система отслеживает актуальность всех договорных документов. При необходимости пролонгации все ответственные получат соответствующую задачу в Directum RX.

Возможности решения ЭДО с контрагентами

Готовые интеграционные модули для сервисов СБИС и Диадок. После настройки решения нужно зарегистрироваться в сервисе и пригласить к цифровому взаимодействию своих партнеров. При этом документооборот можно организовать таким образом, чтобы все входящие распределялись по конкретным сотрудникам или по подразделениям: ПУД — в бухгалтерию, договоры — к юристам.
Отправка документов прямо из системы Directum RX — в режиме одного окна. Подписанный в системе документ можно направить сразу контрагенту, не переключаясь между рабочими окнами программ. Как только контрагент подпишет документ, система уведомит ответственного.

Обработка входящих комплектов документов. Для каждого входящего документа в системе создается задача на его рассмотрение и подписание. Пользователи видят содержание сразу в формате PDF, на каждой странице автоматически проставляются штампы с уникальным номером документа в сервисе ЭДО, а на последней — отметка о подписании ЭП.
Автоматическое уведомление о получении документов. Если поток документов большой, целесообразно настроить автоматическое извещение об их получении. При этом Directum RX с заданной регулярностью проверяет, не появились ли новые входящие.

Возможности мобильных приложений Directum

Для руководителей высшего и среднего звена — Directum Solo. Приложение позволяет в удобном режиме на планшете или смартфоне просматривать и согласовывать документы, подписывать их ЭП, вносить правки или оставлять комментарии к документу. Обеспечивается постоянный доступ к бизнес-процессам и корпоративной информации. Можно работать в системе даже без подключения к интернету — необходимые документы сохраняются в локальную папку.

Для всех категорий сотрудников — Directum Jazz. Мобильный клиент устанавливается на смартфон сотрудника, так рабочие документы и процессы будут всегда под рукой. Доступны возможности создания документов, даже с камеры телефоны, их редактирование, отправка задачей исполнителю. Поддерживается работа в оффлайн-режиме, когда нет доступа в интернет, — необходимые файлы сохраняются в специальной папке в приложении.

Возможности решения Финансовый архив

Документы из разных источников в едином хранилище. Электронные документы из учетной системы, подписанные экземпляры от контрагента, направленные через сервис ЭДО, или отсканированные копии — вся информация упорядочена и доступна сотрудникам в соответствии с правами доступа.
Регистрация входящих документов с использованием интеллектуальных сервисов. ИИ проверяет содержание поступивших документов и автоматически создает регистрационную карточку в системе, заполняя поля на основе извлеченных данных. Сотруднику нужно лишь проверить корректность заполнения.

Быстрый поиск документов. Так как в системе хранятся цифровые документы и скан-копии бумажных оригиналов, можно легко найти полный объем данных — достаточно задать нужные критерии поиска, например, наименование контрагента, ответственное лицо, дату подписания или т.п.
Выгрузка пакета документов для налоговой инспекции или аудита. Из Directum RX в несколько кликов можно выгрузить документы выборочно или массово. Исполнителю достаточно указать критерии, и пакет документов в нужном формате будет доступен для проверки.

Возможности решения Совещания

Подготовка повестки встречи и ознакомление участников с ней. Организатор создает специальную карточку мероприятия в системе, где отображается информация по участникам, месту и времени проведения, прикрепляется необходимая информация. Каждый участник встречи заранее получает задачу в Directum RX на ознакомление и имеет возможность подготовиться к совещанию. Прямо из карточки удобно бронировать время в рабочем календаре Microsoft Outlook.
Поручения на исполнение из протокола совещания. Для протокола настраивается специальный вид документа и шаблонное оформление, часть данных уже заполнена — из карточки совещания. Секретарю встречи или организатору нужно указать принятые решения и исполнителей. Directum RX автоматически сформирует задания в работу.

Контроль выполнения работ по принятым решениям. Все протоколы, как и карточки совещаний, хранятся в системе. В любое время руководители или инициатор задач могут обратиться к протоколу и посмотреть, какие решения отправлены в работу, а также проконтролировать ход работ.

Возможности решения Управление проектами

Создание и хранение портфелей проектов. Все проекты компании заносятся в единый реестр, при этом на каждый проект создается виртуальная папка, куда собирается абсолютно вся информация — бюджеты, участники, ТЗ, проектная документация и пр.
Готовые шаблоны для типовых проектных документов. Документы по проекту создаются в системе из настроенных шаблонов с соблюдением всех правил оформления. Для каждого вида проектного документа предусматривается своя форма, установленная в компании.
Маршруты согласования и удобное взаимодействие. Для утверждения проектных документов в Directum RX настраиваются правила согласования по регламентам компании. Каждый ответственный получает задачу в системе на рассмотрение и/или утверждение документации. Кроме того, каждый блок работ может быть оформлен в виде отдельной задачи сотруднику или группе сотрудников, так руководитель всегда будет в курсе хода проекта.

Диаграмма Ганта и ресурсное планирование. Последовательность этапов проекта с учетом сроков, связей и участников наглядно отображается в виде диаграммы Ганта. Удобно планировать трудоемкость сотрудников на каждом этапе. Если проектов несколько и задействованы одни и те же специалисты, система показывает реальную планируемую трудоемкость человека на период.
Agile-доски для оперативного контроля. Привычный инструмент проектной деятельности помогает в реальном времени отслеживать этапы проекта, каждый участник видит общий объем работ, задачи свои и своих коллег.

Возможности решения Кадровый ЭДО

Полный охват сотрудников компании. Те сотрудники, которые ежедневно работают в корпоративной информационной системе, могут прямо в Directum RX знакомиться с обязательными документами, отправлять запросы и оформлять заявления. Если специфика работы не подразумевает автоматизированного рабочего места, то предлагается оформить личный веб-кабинет.
Ознакомление с кадровыми документами и массовое информирование сотрудников. Внутренние документы, обязательные для ознакомления, направляются сотрудникам в виде задачи в системе, при этом можно приложить сразу несколько файлов или даже файл учетной системы 1С:ЗУП. Доступна возможность массовой отправки документов на ознакомление, а также выборочная — по отделам, группам, категориям сотрудников. Специальный отчет покажет, кто из сотрудников уже ознакомился и подписал документ, а кто — пропустил.
Подписание трудового договора и соглашений в цифровом виде. В трудовом договоре указываются обе стороны — работодатель и работник, но если при согласовании условий требуется участие дополнительных лиц, то их можно включить в маршрут согласования. Если разногласий нет, то договор подписывается руководителем организации с помощью ЭП и работником аналогично.

Оформление заявлений с использованием шаблонов. При оформлении заявления в Directum RX нужно выбрать соответствующий шаблон (заявление на отпуск, отгул и т.п.), добавить необходимые данные и отправить на согласование по регламенту. Если со стороны руководителя есть какие-то замечания, то заявление возвращается отправителю с комментариями, если возражений нет, руководитель просто подписывает документ.
Выгрузка кадровых документов для проверок. Из системы Directum RX документы можно выгрузить массово — за определенный период, по подразделениям и т.п., или точечно — по ФИО или дате. Кадровая документация выгружается в формате, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 20.09.2022 № 578н.

Возможности Directum RX при интеграции с учетной системой 1С

Большинство компаний используют в работе сразу несколько информационных систем. Часть данных, используемых в работе, общая — сведения о контрагентах, сотрудниках, структуре компании, договорах, счетах и пр.
Интеграция систем Directum RX и 1С упрощает работу:

исключается потребность дублировать информацию — дважды заносить одни и те же данные в разные системы;
обмен данными между системами происходит в автоматическом режиме с заданной регулярностью — обновленные сведения появляются практически сразу;
при необходимости сотрудники могут открывать файлы 1С прямо из системы Directum RX;
если в одной из систем меняются существующие данные, то все изменения автоматически отобразятся и в другой системе.

Смотрите также наши вебинары

Узнать больше про
СЭД

✖