Цифровой кадровый документооборот в ГК «MediaScope»

О клиенте

Группа компаний «Mediascope» – признанный лидер в области мониторинга и анализа рекламы и СМИ. Современные технологии, такие как платформа для анализа больших данных Mediascope Data Platform, уникальные подходы к исследованиям дают возможность максимально точно составить представление о контактах человека с рекламой и медиа. Результаты таких мониторингов используются в принятии стратегических решений крупнейшими игроками медиарынка.

Цели и задачи

С 2017 года в компании используется система электронного документооборота Directum. В цифровом виде ведется договорная деятельность, согласовываются счета, кроме того организован юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами.

Переход на удаленный формат работы в период пандемии потребовал и нового подхода к HR-процессам:

исключить использование бумажных носителей и визиты сотрудников в офис для подписания кадровых документов;
реализовать цифровой формат взаимодействия через настроенные регламенты в системе;
снизить вероятность возможных ошибок за счет использования шаблонов, подсказок при заполнении регистрационных карточек;
обеспечить контроль в процессах подписания документов – для строгого соблюдения сроков и быстрого выявления причин задержек.

Чего мы добились

В ноябре 2020 года, когда проект только стартовал, кадровое законодательство отставало от требований времени. Например, оформить приказы о приеме и увольнении персонала в электронном виде было нельзя. Однако ГК «Mediascope» стала участником эксперимента Министерства Труда, и в результате удалось перейти на электронный кадровый документооборот по ключевым направлениям:

Оформление отпусков. Даже если сотрудник устроен сразу в нескольких организациях Группы, Directum отслеживает факт совместительства и позволяет создать заявления по всем организациям. Процесс учитывает требования трудового законодательства, поэтому заявление на отпуск оформляется не ранее, чем за две неделе, а участники процесса получают дополнительные оповещения по почте или через SMS с напоминаниями о сроках по этапам.
Ознакомление с регламентирующими документами и их подписание. Алгоритм формирования таких задач, как ознакомление с правилами охраны труда, согласие на обработку персональных данных, учитывает число лицензий на систему, поэтому задачи отправляются постепенно. Тем сотрудникам, кто тянет с подписанием, приходит напоминание по электронной почте.
Хранение кадровых документов в электронном виде. Соблюдаются сроки хранения и требования к форматам. Все кадровые документы сразу преобразовываются из формата doc(x) в pdf/a, при этом используются настроенные шаблоны, а многие данные подтягиваются из Галактика ERP. Чтобы проверить факт подписания документа действующей ЭП в будущем, в Directum сохраняется открытая часть ключа каждого сотрудника.

До

минут

Подготовка кадровых документов на сотрудника сократилась с 30 минут

400

Более

кадровых документов

Создается в системе ежемесячно

500

свыше

Сотрудников

Работают в системе

Сергей Ульданов

Руководитель департамента ИТ ГК «Mediascope»

«Сроки по проекту оказались очень сжатыми. ГК «Mediascope» вошла в число компаний-участников эксперимента Министерства труда, поэтому важно было успеть проработать все запланированные этапы, а затем внедрить электронный кадровый документооборот в полной мере, чтобы не сдерживать дальнейшее развитие компании и обеспечить возможность нанимать удаленных сотрудников.

Так, проект получился двухэтапным: первый этап – переход на цифровые HR-процессы ограниченным составом документов и сотрудников в рамках эксперимента Минтруда, второй этап – внедрение электронного кадрового документооборота в полном объеме».

Хочу такой же проект