Мигратор данных

Смена системы документооборота после нескольких лет использования внутри компании явление не самое приятное и зачастую тщательно избегаемое. Тем не менее в силу различных причин вероятность подобного события далеко не нулевая.

Главным вопросом в такой ситуации становится «Что делать с историческими данными?». Тысячи, десятки тысяч, а иногда и более документов рискуют остаться внутри покидаемой системы. Неприятно? Скорее всего. Но к счастью, на данный момент на рынке почти не осталось систем, являющихся «вещью в себе». Они или имеют набор данных для выгрузки, или позволяют путём анализа структуры данных создать инструмент для доступа или выгрузки данных извне.

Такой системой является «Е1 Евфрат». Если ваша компания сделала свой выбор в пользу использования СЭД «Directum» вместо ранее использовавшейся СЭД «Е1 Евфрат», то знайте: уже существует инструмент, благодаря которому все заключённые договоры, зарегистрированные приказы, письма и прочие документы останутся с вами.

Принцип работы

Миграция данных между системой Е1 Евфрат и Directum подразумевает перенос целого ряда связанных объектов, которые, в совокупности, представляют из себя документы.

Мигратор позволяет перенести накопленный архив документов со всеми их свойствами из системы Е1 Евфрат в Directum и реализует перенос следующей информации:

• карточка документа, содержащая набор его атрибутов;
• приложенные к карточке документа файлы различных форматов;
• справочники, на которые ссылаются поля карточки документа;
• информация по бизнес-процессам, в рамках которых двигался документ (листы согласования);
• структура папок архива.

Мигратор использует принцип регулярно запускаемого сценария («агента») в СЭД «Directum», который находит измененные с момента последнего запуска документы и переносит данные из «Е1 Евфрат» в «Directum».

Если изменённый документ уже переносился, то обновляются все версии. Если документ прежде отсутствовал, то в актуальной СЭД создаётся новый, так же содержащий все версии документа.

В СЭД «Directum» могут использоваться стандартные виды документов и типы карточек для сопоставления реквизитов с СЭД «Е1 Евфрат», могут быть созданы новые. Главное условие - это добавление реквизита «ИД в Евфрат», по которому проводится дальнейшая проверка факта переноса документа.

Помимо сопоставления реквизитов между потоками в СЭД «Е1 Евфрат» и карточками ЭД в СЭД «Directum», настраивается правило, которое будет переносить авторов документов (для создания папок поиска), а также гибко назначать права на основании бизнес-процессов СЭД «Е1 Евфрат», в которых участвовал документ.

Работа с СЭД «Е1 Евфрат» ведётся через прямые SQL-запросы. Также средствами SQL-сервера осуществляется выгрузка тел документов (бинарных данных) во временную папку. В СЭД «Directum» документы заносятся через объектную модель средствами встроенного языка IS-Builder.

Ниже приведена схема групп таблиц, логически сгруппированных по собираемым данным.

Связь между объектом «документ» в СЭД «Е1 Евфрат» и в СЭД «Directum» в таблицах БД.

Пример карточки документа, перенесённой из СЭД «Е1 Евфрат». Как можно видеть, при переносе документа также создаются и записи справочников.

С помощью данного решения был реализован ряд проектов по переносу данных из системы Евфрат Е1 в Directum. На основе полученного опыта в системе реализованы возможности, полезные при миграции больших объемов накопленных данных.

Бизнес-эффект

• Целостность данных. Отсутствие необходимости сопровождать систему документооборота, от использования которой отказались.
• Возможность сразу начать процессы регистрации и согласования новых документов в СЭД «Directum», не прерывая уже запущенные процессы в СЭД «Е1 Евфрат» (их число в зависимости от размеров предприятия может исчисляться сотнями и тысячами).