Автоматизация закупок

В соответствии с законом 223-ФЗ, дополняющими его документами и постановлениями, заказчики обязаны размещать на официальном сайте Российской Федерации https://www.zakupki.gov.ru:

• Планы закупок товаров, работ, услуг;
• Информацию о закупке, в том числе извещение о закупке, документацию о закупке, проект договора, изменения, вносимые извещение и документацию, разъяснения документации, протоколы, составляемые в ходе закупки;
• Реестр договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки;
• Документы, касающиеся результатов исполнения договора.

Конечно все эти работы можно выполнить вручную, в том числе оперативно разместить всю необходимую информацию в Единой информационной системе (ЕИС). Однако, когда мы говорим о компаниях со сложной структурой, становится очевидно, что без автоматизации тут не обойтись.

Решение «TANAIS.Коннектор к ЕИС и ЭТП» тесно интегрировано с модулем «Directum: Управление закупками» и позволяет автоматически публиковать все необходимые документы на сайт https://www.zakupki.gov.ru напрямую из системы Directum на каждом этапе закупочной деятельности:

Помимо этого, решение интегрировано с целым рядом электронных торговых площадок (ЭТП) и позволяет напрямую из системы Directum:

• Публиковать на ЭТП документацию о закупках проводимых в электронной форме;
• Собирать с ЭТП заявки на участие в закупочных процедурах от поставщиков и публиковать на ЭТП протоколы оценки заявок;
• Передавать на ЭТП сведения о заключенных контрактах.

Используемые технологии

Коннектор реализован в виде веб-сервиса, c которым взаимодействует решение «Directum: Управление закупками».

Подключение к электронным торговым площадкам и порталу https://www.zakupki.gov.ru идет по средствам плагинов Каждый отдельный плагин отвечает за конвертацию xml файла, сформированного в Directum, в формат данных конкретной площадки. Формат данных унифицированный и описывается заранее для каждой из задач, на пример публикация закупки, публикация договора по закупке и т.д.

Перед отправкой на площадку коннектор проводит обязательную верификацию данных. Предоставляемая из системы информация должна соответствовать схемам данных, которые мы предоставляем заранее. Если клиент подает xml чем-то отличающийся от утвержденной схемы, то на этапе верификации система это обнаружит и вернет обратно с информацией об ошибке.

Пример работы

Внешне с точки зрения пользователя практически ничего не меняется, то есть он продолжает работать в уже привычном интерфейсе. Подготовка закупки к публикации сводится к заполнению необходимых полей карточки и прикреплению необходимых документов.

На вкладке «Главная» выбирается дата размещения, добавляется короткое описание закупки, указывается организатор и комиссия по закупкам, а также способ закупки и ЭТП, на которой будет опубликована закупка.

На этом этапе добавляются лоты закупки.

Затем специалист последовательно заполняет необходимую информацию во вкладках «Порядок размещения», «Документация» и «Публикация».

Когда все необходимые поля заполнены, остается лишь нажать кнопку «Опубликовать». Всю остальную работу по публикации система сделает сама. В случае некорректного заполнения информации или возникновения каких-либо сложностей с публикацией закупки, система пришлет оповещение с необходимой информацией.

После размещения документа на площадке, отправитель получит присвоенный документу ID, по которому документ всегда можно найти в системе.

Бизнес-эффект

Внедрение решения TANAIS.Коннектор к ЕИС и ЭТП позволяет достичь следующего эффекта:

Для высшего руководства:

• Обеспечить контроль над соблюдением внутри организации требований о публикации информации по осуществлению закупочной деятельности на Общероссийский официальный сайт госзакупок.
• Повысить эффективность работы подразделений ответственных за проведение закупок.

Для департаментов закупок и контрактации:

• Уменьшить затраты на исполнение закупочных процедур;
• Избежать ошибок при публикации документации на ЕИС и ЭТП;
• Автоматизировать работу по публикации документации на ЕИС и ЭТП;
• Обеспечить контроль всех сроков обязательной публикации информации на ЕИС и ЭТП согласно законодательства РФ.