Электронный документооборот – что нужно знать перед внедрением?
Автоматизация ключевых бизнес-процессов и цифровизация документооборота сегодня уже воспринимается как очевидная стадия развития любой организации. Невозможно расширять границы без отлаженного взаимодействия, новых задач и достаточного количества сотрудников. Чтобы огромный механизм работал как часы, важно найти оптимальные методы, подходы и решения.
За последнее десятилетие в России наконец утвердилось мнение о том, что электронный документооборот (ЭДО) – это не только про уход от бумаги, это про эффективные процессы, про соблюдение норм и регламентов. А 2020 и 2021 годы еще больше подтолкнули компании к переходу на межкорпоративный обмен с контрагентами.
Говорим о цифровых процессах, а внедряем электронный документооборот
В ходе работы всегда генерируется некий контент: документация, заявление, приказ, запись в реестре или справочнике. Документ может появиться как на начальном этапе, например, распоряжение, приказ, так и по завершении процесса – оформленный отчет, выписка из справочника и т.п.
Процесс и документ, или любая другая содержательная информация, с которой работают сотрудники, всегда существуют неотделимо друг от друга. Поэтому системы электронного документооборота (СЭД), системы управления корпоративным контентом (ECM) или системы управления бизнес-процессами (BPM) – это идентичные по функциональности решения.
Важно также понимать, что для выполнения той или иной задачи сотрудники часто обращаются к разным источникам информации. Поэтому большинство разработчиков систем не просто предоставляют инструменты взаимодействия, а обеспечивают хранение структурированного и неструктурированного контента в цифровом виде. Так, бумажный документооборот постепенно исключается из рабочих моментов.
Внедрение СЭД – как прийти к ощутимому результату?
Внедрение СЭД не ограничивается покупкой софта. Найти систему, отвечающую требованиям компании по функциональности, не так уж и сложно. Важнее – правильно внедрить решение и организовать работу в новом информационном пространстве. Функциональные возможности играют, конечно, не последнюю роль, но есть и другие аспекты успешного перехода на ЭДО.
Итак, что влияет на конечный результат:
Актуальность регламентов и бизнес-процессов
Принимая решение менять устаревшую СЭД, руководство компании и команда проекта должны понимать, что нет смысла выстраивать новую систему по образу и подобию предшественника. В первую очередь, необходимо оценить оптимальность ключевых процессов, устранить ворох несовершенств в существующих принципах взаимодействия. Да, потребуется время на реорганизацию и апробацию новых подходов, но в конечном итоге от взвешенности и логичности этих решений будет зависеть дальнейшее удобство работы для всех.
Разумная адаптация системы под особенности процессов организации
Кастомизация программного продукта – очень индивидуальный выбор, всегда найдутся сторонники «коробки», и защитники платформенного подхода. В первом случае система адаптируется проще, но не так гибко, как хотелось бы, а во втором – возможности безграничны, но нужно серьезно углубляться в программирование. И тот, и другой варианты возможны, нужно только верно оценить свои ресурсы, масштабы и амбиции. Среднему и малому бизнесу выгоднее взять функциональное коробочное решение, а вот крупным компаниям и холдингам, чтобы учесть всю специфику процедур, все-таки требуется серьезная адаптация и интеграция с другим ИТ-окружением.
Максимальный охват пользователей и процессов
Ошибочно полагать, что главная функция СЭД – автоматизировать бумажный документооборот и делопроизводство, хотя исторически все начиналось именно с этого подразделения. Сегодня функциональность систем позволяет охватывать множество областей – согласование договоров и счетов, подготовка распоряжений, HR-процессы, управление командировками и даже обмен юридически значимыми документами с контрагентами. С документами работают все отделы, а система позволяет контролировать исполнение задач, сроки и продуктивность подразделений.
Электронная подпись и юридическая значимость электронных документов
Цифровизация вышла за пределы внутреннего контура. Электронный документооборот с контрагентами — это взаимодействие, легитимность которого признается государством, судам, ФНС. Операторы ЭДО обеспечивают юридически значимый обмен электронными документами через специальные сервисы в форматах, утвержденных ФНС, электронная подпись гарантирует неизменность документа. Более того, электронная подпись формата CADES-A используется в долговременном хранении цифровых документов с поддержанием юридической значимости объектов на протяжении всего срока хранения.
Интеграция с другими решениями и сервисами
СЭД не «живет» изолированно, разумная интеграция способствует более активному использованию решения. Большинство разработчиков предлагают готовые коннекторы к распространенным системам, например, та же система учета 1С или сервисы юридически значимого обмена с контрагентами. Интеграция с электронной почтой и офисными пакетами приложений – это уже давно функциональность систем, доступная по умолчанию. Как правило, СЭД также поддерживают функцию импорта и экспорта данных в форматах .doc, .xls,.pdf.
Обучение пользователей работе в системе и вовлечение
Нельзя оставлять сотрудников один на один с новой системой, чтобы они самостоятельно разбирались в ее возможностях. Даже самый дружелюбный интерфейс не способен качественно обучить, проконсультировать и исчерпывающе ответить на возникающие вопросы. Более половины офисных работников каждый день работают с Word или Excel, и вряд ли они знают хотя бы 75% функций этих программ. Если компания нацелена повысить эффективность процессов, то пробелы в знаниях о работе СЭД определенно не помогут в этом. Не стоит экономить на курсах обучения сотрудников, тем более это доступно сейчас в онлайн-форме.
Различные варианты доступа
Еще на этапе выбора системы электронного документооборота нужно иметь четкое понимание о характере работы сотрудников: как много и как часто бывают в командировках, может быть, у всего офиса удаленный режим работы, кто из сотрудников часто на совещаниях и кому нужен незамедлительный доступ к информации в любое время? Такие базовые представления об укладе офиса помогут определиться с выбором – десктоп- или веб-клиент, важно ли наличие мобильного приложения или вторично. Удобство работы и оперативность получения и передачи данных – это ли не базовые принципы эффективных процессов? От скорости согласования, представления информации, оформления заявок в конечном итоге и зависит быстрота решения задач.
Техническая поддержка и обслуживание
На этапе опытной эксплуатации возникает множество вопросов и пожеланий для совершенствования и доработки системы, изменения настроек. Вносить изменения нужно быстро, чтобы успеть поработать в новом режиме, оценить и дать заключение, продолжаем так или вносим еще корректировки. Перевод СЭД в промышленную эксплуатацию – самая сложная часть проекта, которая часто преподносит сюрпризы. Поэтому договор на техническую поддержку системы заключается хотя бы на первые месяцы работы. Так, организация обеспечит себе быстрое решение возникающих вопросов и исправление ошибок.
Четкие правила работы в системе для всех сотрудников
Конечно, первые недели попытки освоить систему напоминают хаос – люди путаются, долго ищут информацию, не соблюдают установленные этапы процессов. Это нормально, однако, чтобы такое состояние не затягивалось, рекомендуется ввести четкий регламент работы с самой системой электронного документооборота (кстати, многие поставщики решений или интеграторы предлагают шаблон такого регламента бесплатно). Типовой регламент описывает порядок работы в системы, ее основные функции, индивидуально вносится информация о встроенных маршрутах задач.
Юридически значимый электронный обмен с контрагентами
В 2020 и 2021 году в период пандемии многие компании перешли на межкорпоративный обмен. Внешние обстоятельства подтолкнули к иному взаимодействию с контрагентами, и это именно тот случай, когда новый подход оказался экономически выгодным и менее рутинным.
Начиналось все еще в 2011 году, когда был утвержден обновленный ФЗ-63 «Об электронной подписи» и Приказ Минфина № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП)». Операторы ЭДО стали выступать третьей независимой стороной, которая в случае споров между сторонами может подтвердить факт обмена, подписания и доставки документов.
Через сервисы обмена можно передавать формализованные документы, например, счета-фактуры или первичные учетные документы, а также неформализованные – прочая финансовая отчетность, договоры.
Спустя десять лет просветительской работы, развития программ и законодательства, сегодня можно с уверенностью сказать, что внедрение юридического значимого электронного документооборота с контрагентами несет ряд глобальных преимуществ:
скорая и гарантированная доставка документации до партнера;
накопление и хранение цифровых комплектов документов, которые по запросу могут быть представлены в ФНС, суд и другие инстанции;
упорядоченное и регламентированное взаимодействие – современные системы предоставляют возможность бесшовной интеграции, и сразу после подписания документы автоматически направляются контрагенту через сервис.
Чтобы перейти на легитимный документооборот с контрагентами через оператора ЭДО, нужно сделать три простых шага:
1
зарегистрироваться в выбранном сервисе обмена;
2
приобрести сертификат усовершенствованной квалифицированный электронной подписи (ЭП);
3
подключить контрагентов к ЭДО (к сервису обмена) с помощью оператора.
Партнер может пользоваться услугами другого оператора, в таком случае между сервисами настраивается роуминг.
Текущие подходы к проектам внедрения ЭДО подразумевают взгляд на процессы сверху, чтобы не прерывать отлаженные процедуры, а доводить их до конечной точки. Сквозные цифровые процессы стартуют и завершаются в электронном виде, исключаются этапы бумажного документооборота, минимизируется человеческий фактор (забыл, потерял, упустил). Так, в системе может быть реализовано согласование и подписание счета-фактуры – как только внутреннее согласование завершится, документ автоматически через сервис передается на подписание контрагенту, а система контролирует возврат, напоминает сотруднику и сигнализирует о возврате или отсутствии экземпляра.
В 2021 году ФНС значительно углубилось в развитие законодательных аспектов в части кадрового делопроизводства, работы с маркированной продукцией и т.п. И это уже не просто электронная отчетность, а создание фундамента для прозрачной налоговой базы. В планах ведомства разработка новых форматов документов для обмена.
Решения по внедрению СЭД
Эффективность внедрения цифровых процессов и системы электронного документооборота в полной мере можно оценить лишь спустя некоторое время – не менее полугода, а лучше по истечении полноценного рабочего года эксплуатации. Важно придерживаться выше описанных принципов – оптимальный охват процессов, вовлечение и обучение сотрудников работе с ПО, интеграция с другими информационными системами. Сквозные процессы дают дополнительное преимущество компаниям – накапливается единый архив организации в цифровом виде. Это обеспечивает быстрый поиск информации, строгое распределение прав доступа для каждой категории сотрудников и реализацию необходимого уровня защиты и конфиденциальности данных.
Совместно с компанией Directum мы предоставляем решения для малого, среднего и крупного бизнеса по внедрению СЭД: системы Directum и Directum RX. В компании TANAiS по этому направлению работает более 30 квалифицированных сотрудников, которые постоянно проходят обучение и знают все обновления систем. СЭД Directum позволят вашим сотрудникам работать со стационарного компьютера, ноутбука, телефона с приложением. В зависимости от своих бизнес-задач компании могут выбрать систему с необходимым функционалом для управления электронным документооборотом, делопроизводством, финансовым архивом и другими процессами.
Проекты на платформе Directum RX
Цифровизация процессов в IEK Group: одна система вместо нескольких
- Оптимизация временных и финансовых ресурсов
- Удобство работы в одной цифровой экосистеме
- Быстрый и удобный поиск подписанных документов
- Простота и скорость оформления кадровых документов
Directum RX
Автоматизация бизнес-процессов в АО «Инфаприм»
- Внедрение модулей и решений на платформе Directum RX
- Интеграция с 1С УПП и Диадок
- Обучение работе в системе более 350 сотрудников
Directum RX
Внедрение СЭД Directum RX в ННО «АЕБ»
- Сократилось время на поиск, согласование и подписание документов
- Сократилось трудозатраты на оформление сделок
- Выросла исполнительская дисциплина
Directum RX
Bonduelle Россия
- Сокращение бумажного документооборота.
- Сокращение временного ресурса сотрудников на согласование и обмен документами.
- Внедрение СЭД как этап на пути создания цифрового офиса Bonduelle Россия.
Directum RX
Роскартография
- Ускорили процессы согласования;
- Сократили бумажный документооборот;
- Сформировали единое документальное хранилище.
Directum RX
ФЦК в сфере производительности труда
- Внедрение делопроизводства;
- Автоматизация договорной деятельности;
- Управление совещаниями.
Directum RX
МХАТ им. М. Горького
- Сократили бумажный документооборот;
- Организовали единое цифровое пространство.
- Сократили время на согласование документации.
Directum RX
Отзывы о внедрении и сопровождении Directum RX
Смотрите также наши вебинары
