Консалтинг в управлении документами

Документооборот занимает серьёзное место в работе почти всех компаний. Мы ежедневно решаем задачи по управлению документами для наших клиентов и предлагаем варианты для автоматизации и оптимизации процессов, связанных с документацией. Внедрена у вас система электронного документооборота (СЭД) или вы ещё выбираете СЭД, важно учесть все нюансы при оценке текущей ситуации в компании и качественно подготовиться к автоматизации документооборота.

Мы оценим необходимость и эффективность процессов, связанных с документацией в вашей компании, предложим новые регламенты, варианты автоматизации внутреннего и внешнего документооборота, а также пути сокращения трудозатрат и увеличения скорости работы сотрудников, а также снижения рутинной нагрузки на них и операционных рисков. Рациональная организация документооборота – важнейшая составляющая высокой продуктивности любой организации.

Мы оказываем услуги по созданию корпоративных автоматизированных систем управления документами: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели документооборота.

Аудит состояния документооборота

• мы опросим сотрудников всех ваших подразделений;
• проведем диагностику готовности предприятия к внедрению СЭД;
• предоставим вам рекомендации по совершенствованию документооборота;
• обеспечим рекомендации по выстраиванию документооборота «с нуля» при работе с вновь созданными подразделениями;
• предложим при необходимости полный пересмотр системы корпоративного документооборота.

По результатам проведенного аудита мы направим вам детальный аналитический отчет о результатах, включающий описание текущих процессов документооборота, индивидуальные рекомендации по их оптимизации и оценку готовности предприятия к внедрению СЭД.

Постановка системы документооборота

• утвердим видовые составы документов, шаблонов, единых правил оформления;
• опишем маршруты обработки документов;
• сократим бумажный документооборот – определим перечень документов внутри вашей компании для перевода в электронный вид;
• сформируем стратегию безбумажного документооборота и плана её реализации;
• определим требования к системе контроля исполнительской дисциплины;
• разработаем распорядительные документы, формирующие правовое поле применения СЭД на предприятии;
• организуем работы с бумажными документами: корректировку существующей номенклатуры дел или сформируем номенклатуру дел «с нуля»;
• организуем работы архива бумажных и электронных документов.

Создание центра компетенций по документообороту

В зависимости от масштаба и организационной структуры вашей компании мы рекомендуем вам выделение отдельных сотрудников или отдельных подразделений, оптимизацию действующих подразделений, ответственных за процессы документооборота и соблюдения общей методологии ведения бизнес-процессов.

Решим ваши задачи:

• по разработке организационной структуры службы делопроизводства (управления делами) и расчета оптимальной численности работников службы;
• регламентации работы службы (положение о подразделении, должностные инструкции работников).

Регламентация процессов

Мы подготовим локальные нормативные акты для оптимизации внутренних процессов вашей компании. На этом этапе мы построим и отрегулируем процессы в организации, путем создания регламентирующих документов, организованных в единую документную систему – регламентную базу.

Мы разработаем локальные нормативные акты - инструкции, регламенты, положения, стандарты, методики и другие регламентные, технологические и операционные документы, если они вам потребуются.

Создание центра компетенций по регламентации бизнес-процессов

Для того чтобы нормативные документы в вашей компании были всегда актуальными и не противоречили друг другу, мы регламентируем нормативную методологию.

На данном этапе мы предлагаем вам:

• выбор из двух моделей организации нормативной методологии: централизованная (отдел методологии) и децентрализованная (сотрудники, ответственные за регламентацию в отдельных подразделениях);
• аудит и разработку рекомендаций по оптимизации работы с нормативной документацией;
• стандартизацию работы с нормативной документацией: разработку положения о работе с локальными нормативными актами;
• разработку единого формата и шаблонов нормативных документов.