Как ускорить обработку входящей корреспонденции

Редкая компания не может «похвастаться» большим потоком входящей корреспонденции. Все документы, которые поступают в организацию, проходят свой путь:

первичная обработка;
рассмотрение;
регистрация;
рассмотрение руководством;
передача ответственному на исполнение;
отправка ответа;
формирование пакета документов;
хранение.

Об обработке входящих документов лучше всего говорить на примерах. Представим себе типовую компанию, в которую ежедневно приходят документы от поставщиков, клиентов и партнеров.

Предположим, что наша компания занимается продажей мебели для юридических и физических лиц. Канцелярия и делопроизводители получают договора, приложения, счета, закрывающие документы и перед ними стоит задача распределить по видам и типам документаций, извлечь нужные данные, занести в журнал регистрации и перенести во внутренние информационные системы, а также сообщить ответственным.

Есть несколько вариантов, как поступают в компанию входящие документы. Первый вариант - по электронной почте в формате pdf. А второй - сотрудникам этой компании приходится получать оригиналы документов через курьеров/почту, далее сканировать документы и уже после этого сохранять в формате pdf.

Предположим, что у нашей мебельной компании есть информационная система, к примеру, Directum RX, тогда делопроизводитель вводит реквизиты и факты из пришедших документов. И далее документ идёт по типовому маршруту к ответственному сотруднику.

В этом случае часть документооборота автоматизирована, но не этап обработки. Поэтому иногда случаются ошибки в документах, каким-то клиентам медленно отвечают на заказы, а партнерам – о поставках. Чтобы документ из электронной почты, к примеру, одного сотрудника попал в информационную систему, был обработан и передан по маршруту другому ответственному сотруднику, уходят не минуты, а именно часы или даже дни.

Где требуется использовать распознавание документов?

В компаниях больше всего нагружены входящей корреспонденцией несколько отделов: бухгалтерия, делопроизводство, договорной, юридический и отдел кадров.

Вся корреспонденция требует обработки, занесения в информационную систему, действий от ваших сотрудников, а также возможности для хранения и ответа:

первичные учетные документы: счет-фактуры, договоры, счетов на оплату, платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности, товарная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг;
документация по проектам;
служебные записки;
резюме;
персональные данные работников.

Основные ошибки происходят, потому что обработка документов – монотонное и скучное занятие для человека. Сотрудник может посмотреть невнимательно на сотый за сегодня документ, отправить его не по тому маршруту, потратив на эту рутинную работу большую часть своего рабочего дня, вместо того, чтобы заниматься интеллектуальной и развивающей работой.

Какие проблемы возникают при обработке входящей документации вручную:

тратится много времени на обработку входящих документов вручную;
теряются документы по «пути» в вашу СЭД;
совершаются ошибки при переносе данных из этих документов;
ручная обработка отвлекает сотрудников от более стратегических задач;
в вашей СЭД оказывается множество неструктурированной информации и документов;
есть риск пропустить «глазами» какие-то пункты в договоре или приложении;
сложность в формировании комплектов документов.

Как можно реализовать обработку документов внутри вашей компании?

Распознавание вручную.

Документы в формате pdf требуют обработки – необходимо получить всю информацию, занести в информационную систему, сравнить версии, внимательно проверить данные.

Распознавание документов вручную - процесс трудоёмкий, часто отнимает ресурсы у компании больше, чем экономит на внедрении системы распознавания. Но во многих компаниях и сейчас сотрудники самостоятельно проверяют реквизиты или другие данные, вносят в систему, ищут весь комплект документов, объединяют, отправляют ответственному по маршруту. И дальше уже ответственный сотрудник готовит проект резолюции.

Выводы:

На обработку документа вручную уходит примерно от 1 часа рабочего времени. Сложно контролировать сроки и качество обработки.

Распознавание с помощью специальных программ.

Программы или системы, которые сейчас существуют на рынке информационных технологий для обработки документов, способны выделить реквизиты, текст, осуществить распознавание данных и информации. Но пока технологии таковы, что результат этого процесса необходимо проверить вашему специалисту на предмет ошибок, неверного распознавания и устранения этих недочетов. То есть вновь потребуется ручной труд ваших специалистов.

Выводы:

Идеальной программы для обработки входящей корреспонденции пока не существует. Без участия человека 100%-ое распознавание документов невозможно.

Распознание с помощью сервиса Directum Ario One.

Обработку документов можно доверить искусственному интеллекту, оставив ресурсы ваших сотрудников для решения стратегических задач. Внедрение искусственного интеллекта внутри вашей информационной структуры – это ресурсозатратный проект, требующий мощных серверов и их обеспечения.

Особенность работы искусственного интеллекта Ario One заключается в том, что система находится на серверах вендора. Вы отправляете в облако документы, которые нужно обработать или Ario One самостоятельно захватывает документ со скана, электронной почты или вашей информационной системы. Далее система извлечет данные и реквизиты, сформирует комплекты документов. А корректность распознавания поверят облачные операторы системы – это означает, что проверкой корректности данных займутся сотрудники сервиса.

Интеллектуальная система Directum Ario One разработана российской компанией Directum, совместима с отечественным и свободно распространяемым ПО, отвечает критериям импортозамещения и рискоустойчивости к внешним санкциям.

Выводы:

Ваши сотрудники не будут задействованы в процессе обработки данных, вы получите не просто результат работы системы, это будет именно сервис по распознаванию документов с финальным результатом работы. То есть вы получите на 100% распознанные документы в вашей СЭД.

На обработку документа уходит примерно 2,5 минуты, а вместе с подготовкой ответа резолюции уйдет менее 23 минут.

Рекомендации по выбору системы автоматизированной обработки входящей корреспонденции

Если вы выбираете систему для обработки документов, учтите стоимость системы и оборудования и обслуживания серверов. А в период, когда многие сервисы и платформы уходят с российского рынка, выбирайте тех разработчиков и вендоров, которые уже давно себя зарекомендовали и ориентированы на российский рынок государственных и коммерческих организаций.

Импортонезависимое решение Directum Ario One для обработки входящих документов:

Команда разработчиков находится в России;
Продукт разработан для российского рынка;
Сервис Ario One входит в единый реестр отечественного ПО;
Работа в системе учитывает последние изменения в законодательстве;
Наличие лицензий от ФСБ и ФСТЭК;
Ario One поддерживает работу на СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, с российскими операционными системами Linux: ALT Linux, Astra Linux; офисными пакетами Мой офис, Р7-Офис, OnlyOffice.

Систему Directum Ario One смогут использовать государственные и коммерческие компании, не подвергая риску свою ИТ-архитектуру от внешних изменений и возможных санкций.

Выясните, какие планы у вендора на данную платформу, как часто выходят обновления, есть ли техническая поддержка на русском языке и в вашем часовом поясе, какие есть возможности для интеграции и доработки платформы, чтобы в случае масштабирования вы были в надежных руках интегратора или вендора и с перспективной платформой. Самое главное для вас, как для будущих пользователей системы, получить качественную обработку документов, быть уверенными в безопасности данных, сэкономить время ваших сотрудников, интегрировать платформу с вашими информационными системами и иметь возможность настроить сервис под ваши задачи, обеспечить прозрачные и качественные бизнес-процессы внутри компании.

Получить консультацию