«Открытые дни Directum 2022»: кейс Mediascope

Mediascope-на-конференции-Открытые-дни-Directum_1000х400.png

Один из докладов на ИТ-конференции «Открытые дни Directum 2022» –«Кадровый документооборот в современных условиях». Кейс рассказали представители компании Mediascope Михаил Корнилов и Наталья Цыбулина. Лидер российского рынка медиаисследований Mediascope – постоянный клиент TANAiS по внедрению и развитию электронного документооборота.

Предпосылками для внедрения кадрового ЭДО послужили пандемия и переход на удаленную работу, а также эксперимент Минтруда по КЭДО. Основной задачей проекта было реформирование процессов подписания кадровых документов, чтобы исключить необходимость использования бумажных носителей и визиты в офис. Руководство компании запустило программу «Mediascope 2.0» для максимальной модернизации бизнес-процессов и формата работы.

Решения, успешно реализованные в проекте:

Оформление отпусков с четким соблюдением сроков. Для участников процесса настроены push-уведомления по почте и sms. Для совместителей настроена система отслеживания принадлежности сотрудника к тому или иному юр. лицу.
Подписание документов УКЭП и ЭП.
Ограничение доступа к документам правами доступа с помощью ключа симметричного шифрования. Двухфакторная система подтверждения подписания.
Возможность выгрузки документа и подписей.
Специальный алгоритм в системе, формирующий задачи для ограниченного числа новых подписантов с учетом количества лицензий, уже выпущенных задач и доли подписавших документ сотрудников.
Ознакомление с подписанием.
Преобразование документов из формата word.doc(x) в формат pdf/a и подписание в формате pdf/a.
Закрепление ЭДО в регламентах.

Результаты:

Более 400 сотрудников активно используют систему Directum. Не требуется визит в офис.
Для сотрудников отдела кадров упрощен процесс подготовки кадровых документов. Сократилось время на их согласование и подписание с 30 до 10 минут.
Экономия на расходах на бумагу.